GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y ORGANISMOS COMPETENTES

Gas Natural Fenosa

ACELERAR LAS TRAMITACIONES DE LICENCIAS DE OBRAS EN VÍA PÚBLICA

El reto

Gas Natural Fenosa necesitaba un sistema informático integrado y de fácil uso para gestionar las relaciones con las administraciones públicas. Su gestión tenía una doble problemática que tiene que ver con las prioridades internas y hacer un seguimiento más eficiente de las etapas en que se encontraban las licencias que se tramitan con las distintas administraciones.

Necesitaban optimizar costes en procesos donde intervenían 1.186 ayuntamientos, 230 gestores de infraestructuras tales como ADIF, REE, Confederaciones Hidrográficas y 28 delegaciones del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. Se gestionaban unos 15.500 procesos al año.

LAS NECESIDADES DEL CLIENTE MARCAN EL RUMBO DEL PROYECTO

Requisitos de Gas Natural Fenosa:

  • Unificar la gestión administrativa interna que era compleja pues consultaban las diferentes aplicaciones en diferentes ámbitos.
  • Facilitar la planificación, coordinación y gestión de las subcontratas de apoyo en las ventanas de disponibilidad autorizadas.
  • Mejorar la comunicación con un gran número de organismos, cada uno con sus procedimientos y formatos específicos.
  • Hacer más eficiente el trabajo de coordinación con las gestoras de apoyo y subcontratas.

Las soluciones

AgilePlan le ofreció una solución consistente en un único sistema que integraba toda la información. Un único espacio de trabajo para solicitar las licencias necesarias y sincronizado con la planificación de las obras asociadas.

El proyecto

Mejoramos la comunicación con los organismos competentes desde la propia aplicación.

Optimizamos las herramientas de diálogo como por ejemplo los correos electrónicos.

Solucionamos la disparidad en la gestión documental con funcionalidades para el diseño de documentos en diversos formatos.

Facilitamos la parametrización de la documentación a aportar como soporte de las licencias solicitadas en función de cada tipo y organismo.

Integrar a las Agencias de Tramitación en el sistema e incluimos la gestión de los encargos solicitados a cada una.

Integraciones

LDAP (autenticación), GODA (gestión de obras)
Documentum (gestión documental)
SGT (control de plazos), SAP (contabilidad)
Motor de eMail PLAN (salida)

El cliente redujo un 45% los tiempos en la tramitación de licencias.

Los resultados

Gracias a los servicios de consultoría y productos tecnológicos de AgilePlan, el cliente consiguió un control absoluto del estado administrativo de los trámites solicitados, alarmas y fechas de control; así como una mejor identificación de la tramitación necesaria en cada proyecto.

Mejoraron la coordinación con las agencias de tramitación que ayudan en la gestión de las licencias en cada localidad.

Conseguimos una gestión casi totalmente electrónica con las administraciones públicas y otros organismos: un paso más hacia la transformación digital de Gas Natural.

A nivel técnico se consiguió facilitar las consultas de los parámetros de cada proyecto y su documentación asociada. Esto mejoró el cumplimiento de los SLAs en los servicios gestionados y un mayor control sobre el mantenimiento de las infraestructuras.

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